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4．1眉首区
此区用于填写发文单位名称、文件密级和缓急时限。
4．1．1单位名称：本区预先印上发文单位名称，后缀“发文稿纸”四字；单位名称要用全称或规范化简称。
4．1．2密级和缓急时限：此栏用于填写文件的机密程度和文件要求处理的时间限度。机密程度可GB7156-87文献360问答保密等级代码的规定用汉字填写；缓急可按规定用汉字填写。
4．2说明区
此区用于填写文件制作过程中的各种标识、各栏内容说明。
4．21签发：由承办单运位的负责人签署核准意见及姓名与日期，表示同意该文件发出并生效。
4．2．2会签：由两个或两个以上单位联合发文时，由各有关单位负责人签署核准外位阳模吧质阳该科级意见及姓名与日期，表示同意该文件发出并生效。如联合发文单位较多，此栏位置不够时，可另附附页。主要承办单位的负责人应在签发栏中签署意见及姓名与日期。
4．2．3主送：此栏用于顺且够序填写主办与答复文件的主送单问但位的名称。
4．2．4抄送：此栏用于顺序填写需要了解文件内容，以便协助办理的抄送单位的名称。
4．2．5发文号：此栏用于填写发文单位统一编制的文件字号及文件生效日期。
4．2．6核稿：此栏由负责审核报上级签发文稿的人员签署姓名并填写日期。
注：如有些单位核稿层陆下设次多，或需增列项目则可在拟稿单位栏和印刷栏两行之间增列1-2行标记。
4．2．7拟稿单位：此栏用于填写起草文稿的单位或单位内文稿起草部门的名称。
4．2．8拟稿：此栏由文稿起草人签署姓名及日期。
4．2．9印刷：此栏由文稿印制人员签署姓名及日期。
4．2．10校对：此栏由文稿最后的校对人员签署姓名及日期。
4．2．11份数：此栏填写文件的印刷份数。
4．2．12附件：此栏用于顺序填写在正式文件之后所附材料的标题及其份数。
4．2．13主绍有消兴题词：此栏用于根据文件的中心内容填写文件主题词。
4．3标题区
灯精施派例此区用于填写文件的标题。文件标题应当准确、简要概括文件的主要内容。
4．4正文区
此区用于按候杂他盟损安规定书写文件正文。书写时一律从左向右编排（少数民族文字除外），正文文字每行长度与图文区宽度相等。每段首行应空两个字位置起始书写。书写时，应采用符合档案保管要求的书写材料，字迹要求清晰、整齐。
